News

ERP: Βασικά χειριστικά λάθη

On 3rd Oct 2018
ERP: Βασικά χειριστικά λάθη

Ένα από τα σημαντικότερα εμπόδια για την επιτυχία των μικρομεσαίων επιχειρήσεων είναι τα χειριστικά λάθη καταχώρησης - διεκπεραίωσης στις εμπορικές - λογιστικές εφαρμογές και κανένα άλλο λάθος δεν έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο από αυτό που λαμβάνει χώρα μέσα σε ένα ERP.

Κανείς δεν θέλει να είναι υπόλογος για κάποιο λάθος, αλλά τα λάθη είναι μέρος της ανθρώπινης φύσης και φυσικό βήμα στην εξέλιξη μας. Με βάση τα προηγούμενα αρκετές επιχειρήσεις δεν καταβάλουν την παραμικρή προσπάθεια απόδοσης του 100% όσον αφορά την ορθότητα δεν δεδομένων τους, αλλά, αρκούνται σε λιγότερο από 70% Quality Data.

Είναι όμως έτσι; Το ERP σας οφείλει να είναι δομημένο με λογική end-to-end και εφόσον η πληροφορία μεταφέρεται από το ένα σημείο στο άλλο μεταξύ αρχείων excel, WebShops, Mobile εφαρμογές (αν δεν είναι έτσι, τότε δείτε εδώ) τότε το ρίσκο για λάθη μεγαλώνει δραματικά.

Και τα λάθη κοστίζουν, ακριβά...

Ο κανόνας 1-10-100

Ο κανόνας 1-10-100 δηλώνει πως το κόστος των χειριστικών λαθών αυξάνεται κατακόρυφα ανάλογα με το πότε τα λάθη εντοπίστηκαν και πότε διορθώθηκαν. Έτσι, αν η καταχώρηση της πληροφορίας για μια μικρομεσαία επιχείρηση κοστίζει 1€ κατά την διαδικασία εισαγωγής της στο σύστημα, θα κοστίσει 10€ στην επιχείρηση για να το διορθώσει ετεροχρονισμένα. Εάν το λάθος δεν εντοπίστηκε εγκαίρως και επηρεάζει εσωτερικές ή εξωτερικές διαδικασίες (λογιστική απεικόνιση, εισφορές, παρακρατήσεις κτλ) ή ακόμα χειρότερα, επηρεάζει κάποιον πελάτη (στοιχεία τιμολόγησης, υπόλοιπο λογαριασμού κτλ) θα κοστίσει επιπλέον 100€ (αναλογικά μιλώντας πάντα) στο συνολικό κόστος της ζημιάς που έχει προκληθεί τόσο στην επιχείρηση όσο και στο βασικό brand της.

Υπολογίζοντας όμως ότι σε καθημερινή βάση διαχειριζόμαστε αρκετές δεκάδες σημεία διαχείρισης της πληροφορίας (δημιουργία λογαριασμών συναλλασσομένων, τιμολόγηση, αγορές, αποθέματα, κοστολόγηση αποθεμάτων, εταιρικές αναφορές, αποφάσεις στρατηγικής πορείας...) είναι κατανοητό πως απαιτείται χρόνος για να μπορέσουμε να αντιληφθούμε το σφάλμα.

 

Συμπεριφορές που μαρτυρούν το πρόβλημα...

  1. Υπάλληλοι αναλώνουν άφθονο προσωπικό μετά το ωράριο τους.
    Δεν έχει σημασία πόσο ικανός είναι ένας υπάλληλος ή όλη η ομάδα στην οποία ανήκει, όλοι έχουν τα όρια τους. Εάν το προσωπικό αναλώνει χρόνο πέρα την λήξη της βάρδιας του είναι ένα σοβαρό δείγμα πως οι ανθρώπινοι πόροι της εταιρείας δεν είναι στο 100% της δυναμικής τους επάρκειας. Όταν ο υπάλληλος παρουσιάζει σημάδια burnout είναι πολύ πιθανό να κάνει κάποιο λάθος και αυτό το λάθος στοιχίζει στην εταιρεία. Εκτός του σφάλματος δημιουργούνται και συνθήκες χαμηλής αποδοτικότητας που αρκετές φορές είναι χειρότερο από τα λάθη καταχώρησης σε ένα μηχανογραφικό σύστημα.

     
  2. Η οικονομική - εμπορική διεύθυνση χρησιμοποιεί περισσότερες από μία (1) εφαρμογές για να πάρει σωστές αποφάσεις.
    Όσο ο επιχειρηματικός κόσμος βομβαρδίζεται καθημερινά από φορολογικές - νομοθετικές τροποποιήσεις και προσθήκες (το Ελληνικό παράδοξο...), δημιουργούνται συνεχώς κενά στις εταιρικές διαδικασίες, πιέζοντας τα στελέχη σε χρήση τρίτων εφαρμογών για την ολοκλήρωση των καθημερινών αναγκών τους, εφαρμογές ή λύσεις όπως excel, word, δωρεάν web εφαρμογές, In-house custom made εφαρμογές, ενορχηστρώνοντας τον ορισμό του κατακερματισμού της εταιρικής πληροφορίας και δημιουργώντας της κατάλληλες συνθήκες για τρομερά δύσκολη διασύνδεση των πολλαπλών εφαρμογών χρήσης, ας προσθέσουμε και τα ανθρώπινα λάθη σε όλα τα παραπάνω και έχουμε ένα μωσαϊκό διάσπαρτης πληροφορίας, με χαμηλούς χρόνους διεκπεραίωσης, πρόστιμα (ναι αυτό συμβαίνει όταν οι συναλλαγές με το δημόσιο έχουν λάθη...) και το σημαντικότερο, δυσαρεστημένους πελάτες.

     
  3. Αδυναμία εντοπισμού σημαντικών πληροφοριών.
    Όταν διαφορετικά τμήματα πληροφορίας βρίσκονται αποθηκευμένα σε διαφορετικά συστήματα και συνοδεύονται με λάθη λόγο διπλής καταχώρησης, το σύνολο του προσωπικού αναλώνει τον χρόνο του στην εύρεση των ορθών τμημάτων πληροφορίας και την δημιουργίας ενός μωσαϊκού με αμφίβολη ακεραιότητα. Όταν όμως το ERP (δείτε εδώ ERP και εδώ CRM) σύστημα είναι σε μια πλατφόρμα, σε έναν σημείο, σε όλα τα τμήματα (αποθήκη, παραγωγή, λογιστήριο, εμπορική διεύθυνση, οικονομική διεύθυνση κτλ), σε όλα τα υποκαταστήματα, σε όλες τις εταιρείες του ομίλου τότε όλοι δουλεύουν στο ίδιο σημείο, την ίδια πληροφορία με μεγαλύτερη αποδοτικότητα....και χωρίς λάθη!

     
  4. Συστηματική μετακίνηση δεδομένων.
    Όταν ο υπάλληλος μεταφέρει δεδομένα από το ένα σύστημα (ERP) στο άλλο (excel?)για να "διορθώσει" και "βελτιώσει" την κρίσιμη και απαραίτητη εταιρική πληροφορία, τα λάθη θα δημιουργηθούν, τα ισοζύγια δεν θα συμφωνήσουν, η διοίκηση θα πάρει λάθος στρατηγικές αποφάσεις.

     
  5. Κανείς δεν εμπιστεύεται τα εταιρικά δεδομένα.
    Χειροκίνητες διαδικασίες εμπορικών πολιτικών, τελευταίων τιμών αγοράς, ιστορικού πελατών, λανθασμένα αποθέματα ειδών, είναι όλα αποτέλεσμα πολλαπλών εφαρμογών και λαθών καταχώρησης που οδηγούν σε χαμηλή παραγωγικότητα, λανθασμένοι δείκτες και κακές εταιρικές αποφάσεις.

     

Αν κάτι από τα παραπάνω σαν είναι οικείο, τότε η υποδομή σας ίσως να πάσχει από κακής ποιότητας πληροφορία. Η κακή πληροφορία οδηγεί σε επαναληψιμότητα, επαναλαμβανόμενο data entry, πολλαπλές εφαρμογές, κατακερματισμό δεδομένων και το σημαντικότερο λανθασμένες αποφάσεις.