Ποιό είναι το καλύτερο erp πρόγραμμα και γιατί ?
To ERP, αυτός ο άγνωστος, ποιo είναι το καλύτερο erp πρόγραμμα και γιατί στο άκουσμα του όρου ERP ο κάθε ένας δίνει και διαφορετική ερμηνεία του συστήματος, της παρεχόμενης λειτουργικότητας και του σκοπού χρήσης του ? Το ακρωνύμιο ERP προέρχεται από τον επιχειρηματικό όρο Enterprise Resource Planning, η επίσημη Ελληνική του απόδοση είναι σύστημα επιχειρησιακού σχεδιασμού, η λαϊκή μεταφορά-μετάφραση του όρου στην Ελληνική αγορά περιορίζεται στον όρο σύστημα μηχανογράφησης, όρος που είναι συνυφασμένος για τους περισσότερους με χαοτικά γραφεία εσωτερικών λογιστηρίων με στοίβες από έντυπα και χαρτάκια σημειώσεων κολλημένα στην οθόνη, στο πληκτρολόγιο και στον τοίχο.
Το μεγαλύτερο ερώτημα όλων, ποιο είναι το καλύτερο ERP πρόγραμμα και γιατί ?
Για να μπορέσουμε να απαντήσουμε στην ερώτηση θα πρέπει να κατανοήσουμε τι είναι ένα τέτοιο σύστημα, πού μπορεί να βοηθήσει μια επιχείρηση, ποια είναι τα οφέλη του, πώς καταλαβαίνουμε ότι είναι το καταλληλότερο για εμάς, ποιος είναι ο κατάλληλος συνεργάτης για ένα τέτοιο έργο.
Πολλοί προσπάθησαν να απαντήσουν, άλλοι έλαβαν την πιο τρομακτική απάντηση που μπορεί να ακούσει ένας ERP consultant, τι να το κάνω εγώ το ERP ? Άλλοι εισέπραξαν σιωπή και αποχώρησαν, κάποιοι προσπάθησαν να πείσουν τους πελάτες τους ότι είναι οι καλύτεροι, γιατί με το πάτημα ενός κουμπιού γίνονται μαγικά..(οκ).
Τι είναι τελικά το σύστημα ERP ?
To ERP είναι στην πραγματικότητα ένα λογισμικό διαχείρισης των εσωτερικών και μη διαδικασιών μιας επιχείρησης ανεξαρτήτως μεγέθους, που παρέχει τη δυνατότητα στο προσωπικό της επιχείρησης μέσα από ένα ενοποιημένο σύστημα, να διαχειρίζεται πολλαπλές εργασίες για όλα τα τμήματα και τις δραστηριότητες της επιχείρησης, από τη διαχείριση αποθήκης, διαχείριση παραγωγής, διαχείριση εφοδιαστικής, μισθοδοσία, λογιστική, CRM, σύνδεση με eShop, συστήματα εντατικής λιανικής κτλ.
Κατανοητό ? Όχι, απλά και λαϊκά, κόβει τιμολόγια, εμφανίζει καρτέλες και ισοζύγια, μας ενημερώνει για πράγματα που ξεχάσαμε, ή θέλαμε να ξεχάσουμε, ενημερώνει τους πελάτες μας αυτόματα για τα υπόλοιπα, ενημερώνει αυτόματα τους προμηθευτές μας για τις παραγγελίες μας, μας ενημερώνει για το κόστος παραγωγής των προϊόντων μας, βοηθάει τους πωλητές μας να καταχωρούν παραγγελίες εκτός γραφείου με το κινητό τηλέφωνο ή το tablet, βοηθάει το λογιστήριο μας να κλείνει μήνα ή τρίμηνο και άλλα πολλά.
Ανεξάρτητα από την εμπειρία και την επιχειρηματική δραστηριότητα, στις μέρες μας ένα ERP κρίνεται από το αποτέλεσμα, τους αυτοματισμούς, τις δυνατότητες που παρέχει στους χρήστες (ακόμα και στους ανειδίκευτους), τις δυνατότητες επέκτασης και συνδεσιμότητας με άλλες εφαρμογές και φυσικά την ταχύτητα εναρμονισμού του με τις νέες απαιτήσεις τις αγοράς, φορολογικές και μη.
Ποια είναι τα οφέλη ενός συστήματος ERP?
Αύξηση της παραγωγικότητας των ανθρώπων της επιχείρησης
Όχι, δεν κάνει τους χρήστες υπερήρωες, δεν έχουν καταγραφεί περιπτώσεις ανθρώπων που με τη χρήση ενός ERP κατάφεραν να δουλεύουν σαν 10 άτομα…ακόμα. Ένα σύγχρονο ERP βοηθάει τον χρήστη να εκτελεί καθημερινές και χρονοβόρες διαδικασίες άμεσα, με έξυπνους αυτοματισμούς, βοηθώντας στη μείωση των λαθών και τον έλεγχο κρίσιμης εταιρικής πληροφορίας, είτε πατώντας ένα κουμπί είτε πέντε.
Αυξάνει τα έσοδα της επιχείρησης (περίπου)
Ξανά όχι. Ένα σύστημα ERP δεν είναι η χήνα με τα χρυσά αυγά των αδερφών Γκριμ. Δεν παράγει χρήμα, παράγει υπεραξία. Αυξάνοντας την αποδοτικότητα του προσωπικού η επιχείρηση εκτελεί διαδικασίες σε μικρότερο χρονικό ορίζοντα από το αναμενόμενο, ενημερώνεται και ενημερώνει τους συνεργάτες της (πελάτες, προμηθευτές και τρίτους) γρηγορότερα, διακινεί data γρηγορότερα, είναι ενήμερη σήμερα και όχι αύριο, κάνει πρόβλεψη και όχι καταστολή.
Μειώνει τα λειτουργικά της έξοδα
Ναι, πάλι όχι. Ένα σύστημα ERP, δεν κάνει μαγικά, το είπαμε και θα το ξαναπούμε. Δεν θα μειώσει τις ετήσιες δαπάνες της εταιρίας για το ρεύμα, θα μπορούσε βέβαια να μας ενημερώσει πού καταναλώνουμε περισσότερο για να βελτιώσουμε τη διαδικασία, αυτό είναι ΙΟΤ συζήτηση βέβαια. Μειώνοντας τους χρόνους διαδικασιών, απαιτεί λιγότερους ανθρώπινους πόρους. Εφαρμόζοντας νέες διαδικασίες όπως η ηλεκτρονική τιμολόγηση μειώνει το κόστος σε γραφική ύλη και λοιπές δαπάνες. Ενεργοποιώντας αυτοματισμούς επικοινωνίας μειώνει το χρόνο επικοινωνίας με τον έξω κόσμο και ο χρόνος είναι το πολυτιμότερο αγαθό για μία επιχείρηση.
Πότε πρέπει να αλλάξω ένα σύστημα ERP ?
Αφού μάθαμε τι σημαίνει ERP και τι μπορεί ή πρέπει να κάνει, ας δούμε πώς πρέπει να εξετάσουμε την αγορά ενός νέου συστήματος ERP και γιατί. Υπάρχουν κάποιες βασικές ενδείξεις για το πότε πρέπει να αρχίσουμε να προετοιμαζόμαστε για αλλαγή ενός τέτοιου συστήματος, οι βασικότερες ακολουθούν παρακάτω :
Αδυναμία επέκτασης λειτουργικότητας
Μπορεί το υφιστάμενο σύστημα ERP, να ενσωμάτωσε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σας ανά τα χρόνια χρήσης του και το προσωπικό να έχει εξοικειωθεί με τις παραξενιές του, αλλά μήπως η διαδικασία προσαρμογής του συστήματος για την ενσωμάτωση νέων επιχειρηματικών διαδικασιών ή προσθήκη νέων λειτουργικών είναι πρόβλημα που κρατάει την επιχείρηση πίσω ? Τότε είναι ένας από τους σημαντικότερους λόγους για να αρχίσετε την έρευνά σας για προμήθεια νέου συστήματος ERP.
Μεγάλο κόστος συντήρησης υποδομής και υποστήριξης
Το ετήσιο κόστος λειτουργίας ενός συστήματος ERP, χωρίς να υπολογίζουμε τις υπηρεσίες του συνεργάτη υποστήριξης του, στη βασική του μορφή μπορεί να ξεκινάει από ένα μικρό ποσό σε ετήσια βάση και να φτάσει τις αρκετές χιλιάδες Ευρώ ανάλογα με την ενεργοποιημένη λειτουργικότητα του. Πότε το κόστος είναι τέτοιο που μας δείχνει ότι πρέπει να πάμε σε αλλαγή ? Αν το κόστος συντήρησης είναι δυσανάλογο των λειτουργιών που προσφέρει η εφαρμογή ή πλησιάζει σε ετήσια βάση την αγορά ενός νέου ERP.
Ελλιπής πληροφόρηση ακόμα και για τα βασικά στοιχεία της επιχείρησης
Ένα σύγχρονο σύστημα ERP θα πρέπει να παρέχει εκτός των βασικών ισοζυγίων και των κλασσικών καρτελών πληροφόρησης ειδών, πελατών και προμηθευτών, μια πληθώρα αναφορών πληροφόρησης σε διοικητικό επίπεδο για όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Αν οι όροι γκάμα ειδών πελάτη, πλάνο αποπληρωμών προμηθευτών, πλάνο εισπράξεων συμφωνίας πελάτη, αναπαραγγελίες ειδών, έλεγχος κοντολήξιμων ειδών, κυκλοφοριακή ταχύτητα ειδών, μέση διάρκεια παραμονής αποθεμάτων, είναι άγνωστες λέξεις για εσάς ή το σύστημα ERP σας, τότε ήρθε η ώρα για αλλαγή.
Μεγάλο ποσοστό των διαδικασιών εκτελείται εκτός του συστήματος ERP σε άλλες εφαρμογές (excel, custom)
Κακά τα ψέματα, το πιο επιτυχημένο μηχανογραφικό εργαλείο στις μέρες μας είναι το Excel, βέβαια, αν ένα μεγάλο ποσοστό των καθημερινών διαδικασιών σας γίνεται στο Excel και στη συνέχεια το αποτέλεσμα των υπολογισμών και λοιπών διαδικασιών το καταχωρείτε στο ERP, τότε ήρθε η ώρα να δείτε κάποιο νέο σύστημα ERP που να αυτοματοποιεί αν όχι όλες, αλλά τις περισσότερες διαδικασίες που εκτελούν οι χρήστες χειροκίνητα και να μπορεί εύκολα και απλά να παράγει αν όχι το σύνολο αλλά ένα μεγάλο μέρος των εργασιών αυτών με γρήγορες και απλές κινήσεις, γιατί είπαμε, ο χρόνος είναι το πολυτιμότερο αγαθό για μία επιχείρηση.
Απώλεια δεδομένων
Αν εμφανίζονται συχνά πυκνά περιπτώσεις απώλειας δεδομένων από το σύστημά σας ή τα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί κατά καιρούς δεν είναι πλέον κατάλληλα για επεξεργασία, τότε θα πρέπει άμεσα να προχωρήσετε σε αλλαγή συστήματος ERP. Τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης δεν είναι τα αποθέματα και τα πάγια, είναι το πελατολόγιο και τα data.
Τι πρέπει να έχει ένα νέο σύστημα ERP ?
- Δυνατότητες επέκτασης λειτουργικότητας
- Εργαλεία συνδεσιμότητας με τρίτα συστήματα
- Μηχανισμό αυτόματων ενημερώσεων και διαδικασιών
- Πλούσιο κύκλωμα πληροφόρησης και δυναμικών αναφορών
- Ενοποιημένο περιβάλλον εργασίας ERP, CRM, WMS, SFA, BI
Αφού μάθαμε τα πάντα (περίπου) για τα συστήματα ERP, ας δούμε ποιο είναι το καλύτερο. Η Ελληνική αγορά έχει αρκετές επιλογές για συστήματα ERP, όντας ώριμη πλέον μετά από 30 και πλέον χρόνια η αγορά έχει να μας προσφέρει λύσεις λογισμικού της Epsilon SingularLogic, της Softone, της Entersoft και αρκετών ακόμα συστημάτων μικρότερων εταιριών (πάντα βάσει μεριδίου αγοράς) όπως η Megasoft, TESAE, Semantic κτλ.
Για να απαντήσουμε και στην ερώτηση, όλα τα συστήματα ERP είναι καλά, όλα τα συστήματα ERP της Ελληνικής αγοράς έχουν να προσφέρουν κάτι στην επιχείρηση που θα τα επιλέξει, το σημαντικότερο βέβαια κριτήριο επιλογής ήταν, είναι και θα είναι πάντα η εταιρία ή ο σύμβουλος που θα επιλέξουμε για την υλοποίηση της εγκατάστασης και εκπαίδευσης του προσωπικού.
Ποιος είναι ο καταλληλότερος συνεργάτης για ένα ERP σύστημα ?
- Αντιλαμβάνεται το μοντέλο λειτουργίας της επιχείρησης μας ?
- Έχει εμπειρία με υλοποιήσεις επιχειρήσεων όπως η δική μας ?
- Υπάρχει εμπειρία γενικότερα με συστήματα ERP ή είναι απλά ένα ακόμα κανάλι εσόδων για αυτόν ?
- Θα είναι διαθέσιμος πριν, κατά τη διάρκεια ή και μετά την υλοποίηση του ERP ?
- Διαθέτει τον κατάλληλο συνδυασμό τεχνικής κατάρτισης, γνώσης των προϊόντων και αντίληψης για να μας βοηθήσει ?
- Είναι πιστοποιημένος ? Έχει την απαραίτητη αποδεδειγμένη εμπειρία από τον κατασκευαστή του λογισμικού ότι είναι καταρτισμένος ?
Η ομάδα της Cluster, έχει μακρόχρονη εμπειρία στον σχεδιασμό, υλοποίηση και υποστήριξη συστημάτων ERP, είναι Business Partner της Epsilon SingularLogic με ειδίκευση στα προϊόντα Galaxy ERP & Pylon ERP με πολλαπλές εγκαταστάσεις σε όλο το φάσμα της αγοράς, επιχειρήσεις εντατικής λιανικής, εταιρίες εμπορίας και παραγωγής, εταιρίες τροφοδοσίας & διανομής, εταιρίες ηλεκτρονικού εμπορίου, δημόσιους οργανισμούς, αγροτικούς συνεταιρισμούς, λογιστικά γραφεία, ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις.
